Ingen finner noe
En struktur med få, tydelige Teams og felles søk gjør at filer finnes der folk forventer.
Teams og SharePoint
Teams og SharePoint er der bedriften faktisk jobber: møter, chat, filer og prosjekter. Uten struktur blir det kaos: femti Teams uten eier, filer i personlige OneDrive, eksterne som deler videre. Vi lager en struktur som følger måten dere er organisert, setter eierskap og delingsregler, flytter filer inn, og lærer opp ansatte.
Struktur
Team per avdeling, prosjekt eller kunde
Deling
Kontrollert, med utløp for gjester
Opplæring
Kort og praktisk, på norsk
Struktur som holder over tid
Vi starter med hvordan dere er organisert og hva dere jobber med, og lager en enkel modell: hvilke Teams som finnes, hvem som eier dem, hvor filer skal ligge, og hva som skjer når et prosjekt er ferdig. Modellen dokumenteres, og nye Teams opprettes etter malen, ikke tilfeldig.
- Struktur for Teams, kanaler og SharePoint-områder
- Eierskap og livssyklus: opprettelse, arkivering, sletting
- Delingsregler for interne, gjester og eksterne lenker
- Flytting av filer fra filserver, OneDrive og andre skytjenester
- Oppbevaring og sletting etter bedriftens regler
- Opplæring for ansatte og eiere
Kjenner dere igjen dette?
Tre situasjoner vi ser hver uke
Filene ligger på den gamle filserveren
Vi flytter dem til SharePoint med rettigheter intakt, og skrur av serveren når alt er verifisert.
En ekstern har fortsatt tilgang til prosjektet fra i fjor
Gjester får utløpsdato, og eiere får påminnelse.
Slik foregår det
- 1
Kartlegging
Dagens Teams, filer, eiere og delinger.
- 2
Modell
Struktur, navngiving og regler avtales.
- 3
Flytting
Filer flyttes og struktur settes opp.
- 4
Opplæring og drift
Ansatte læres opp, nye Teams følger malen.
Referanser
Vanlige spørsmål
Svar før dere bestemmer dere
Trenger vi filserver lenger?
Sjelden. SharePoint og OneDrive dekker de fleste behov. Fagsystemer som krever lokal filtilgang vurderes for seg.
Kan vi begrense hvem som kan opprette Teams?
Ja, og vi anbefaler det. Nye Teams bestilles, og opprettes etter malen med riktig eier.
Hva med e-post i Teams?
Teams erstatter mye intern e-post. Vi hjelper med hvilke samtaler som hører hvor.
Start med en kort kartlegging.
Vi kartlegger brukere, enheter, tjenester og ansvar før vi anbefaler noe. Dere får et tydelig forslag med fast månedspris.